تبلیغات
faghat khodet - 16

امروز:

16


تمرکز در حضور دیگران
طی سالیان متمادی، با مشتری‌های زیاد و در ادارات فراوانی كار كرده‌ام. مخصوصا در یك پروژه كاری، به همراه تیمی متشكل از هشتاد نفر برای تهیه یك برنامه گردهم آمده بودیم. در چنین محیطی، تمركز كردن بسیار مشكل بود. این روزها بر روی پروژه‌های كوچك‌تری كار می‌كنم اما هنوز عوامل زیادی تمركزم را هنگام كار كردن برهم می‌زنند. به راستی برای كاهش این عوامل حواس‌پرتی چه باید كرد؟
برای شما فهرستی از 18 روش برای تمركز هنگام كار كردن تدارك دیده‌ام:
1- برای روزهای خود برنامه‌ریزی كرده و فهرستی از كارهای روزانه خود تهیه كنید. هیچ چیز مانند لیست برنامه كاری، نمی‌تواند ذهن شما را متمركز كند. وقتی كارهای روزانه خود را فهرست‌وار می‌نویسید و آن را در كنار خود قرار می‌دهید، این فهرست مرتبا به شما یادآوری می‌كند كه باید چه كاری را انجام دهید و شما از مسیر اصلی منحرف نخواهید شد.
2- اختصاص دادن وقت به همكارانتان موجب حواس‌پرتی شما می‌شود. در یك اداره شلوغ، افراد مرتبا در حال رفت‌و‌آمد و گفت‌وگو هستند. اگر شما یكی از اعضای یك تیم كاری هستید مرتبا باید با شما در ارتباط باشند. برای گفت‌وگو با سایرین، زمان مناسبی را اختصاص دهید. به جای این‌كه هر 10 دقیقه یك‌بار كسی كنار میز شما بایستد و از شما سوال كند، زمانی را مثلا بین ساعت 2 تا 4 بعدازظهر به این كار اختصاص دهید. به این ترتیب در سایر اوقات، شما تنها مشغول كار خود خواهید بود.
3- از بسته‌بندی زمان استفاده كنید. بدین ترتیب كه به جای تمام كردن یك‌باره كارها، برای مدت زمان‌های محدودی مثلا نیم ساعت بر روی آن كار كنید. در طول این مدت زمان مشخص، یا كار به اتمام می‌رسد و یا بقیه آن به زمان دیگری موكول می‌شود. روز دیگر، دوباره بخشی از آن پروژه كاری را به دست بگیرید. به این ترتیب، كار شما همیشه برایتان تازگی دارد و تمام اوقات كاری شما را پر می‌كند.
4- برای ایمیل‌های خود فیلتر بگذارید. اگر كار شما به نحوی است كه باید زمان زیادی را صرف برنامه‌ریزی و برقراری ارتباط از راه كامپیوتر بكنید، باید طبق معمول ایمیل‌های خود را چك كنید. از برنامه‌هایی استفاده كنید كه بتوانید ایمیل‌های مشتریان خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها دسته‌بندی و فیلتر كنید. بدین‌ ترتیب به جای این‌كه هر روز با صدها ایمیل خوانده نشده روبه‌رو شوید، ایمیل‌های خود را به صورت طبقه‌بندی شده و بر اساس نوع پروژه، اولویت و متن ارسالی خواهید داشت.
5- همان اول صبح، پیغام‌ها و ایمیل‌های شخصی خود را چك نكنید. این كار موجب حواس‌پرتی شما می‌شود. مخصوصا اگر این پیغام‌ها حاوی مطالب سرگرم‌كننده، طنز یا فیلم باشند. اگر مراقب نباشید، ممكن است به این ترتیب ساعت‌ها وقت خود را هدر دهید. به جای این‌كه به محض ورود، ایمیل‌های خود را چك كنید، مستقیما كار خود را آغاز كنید. این روش شما را برای شروع یك روز كاری آماده می‌كند. پیغام‌های خود را پس از انجام مقادیری از كارهایتان، چك كنید. همچنین اگر نمی‌خواهید روند مكالمه از طریق ایمیل ادامه پیدا كند، تا پایان ساعت كاری به ایمیل‌های شخصی خود پاسخ ندهید.
6- اگر در اینترنت از برنامه‌های چت و گفت‌وگو استفاده می‌كنید، وضعیتی را انتخاب كنید تا در مقابل نام شما نشان داده شود كه مشغول كار هستید. دوستان و همكاران شما به این موضوع احترام خواهند گذاشت و به هنگام بیكاری شما به سراغ‌تان می‌آیند.
7- به موسیقی (از نوع مناسب آن) گوش كنید. موسیقی روشی فوق‌العاده برای برقراری آرامش هنگام كار كردن است. به علاوه، موسیقی موجب شنیده نشدن سر و صداهای مزاحم (مثل پرینتر) می‌شود. اما مراقب باشید بسته به علایق و اولویت‌های شخصی شما، بعضی از انواع موسیقی برای بالا بردن بازده كار، اصلا مفید نیستند. مثلا من شخصا نمی‌توانم به موسیقی‌هایی كه در آن‌ها از كلمات فراوانی استفاده شده گوش كنم زیرا تمركز فكری مرا بر هم می‌زند.
8- از هدفون استفاده كنید. بعضی افراد ترجیح می‌دهند در سكوت مطلق كار كنند. البته این مورد بستگی به نوع كار شما دارد. اگر مشغول برنامه‌نویسی یا كارهای محاسباتی هستید، وجود صدای كوبنده موسیقی در گوش شما اصلا راه خوبی برای تمركز نیست. با هدفون یا وسایلی نظیر آنها گوش خود را كاملا ببندید تا سر و صدای بیرون، مزاحم شما نباشد.
9- یك بطری آب به همراه خود داشته باشید. نوشیدن آب از هر نظر برای سلامتی لازم است. به جای این‌كه هر ساعت با یك لیوان به سراغ آب سردكن بروید، در ابتدای روز یك بطری آب در كنار دست خود قرار دهید. این روش اولا موجب می‌شود كه كار شما مرتبا به واسطه رفت‌وآمد برای نوشیدن آب متوقف نشود و ثانیا سرگرم گفت‌وگو با همكاران خود در اطراف آب سردكن نمی‌شوید.
10- برای انجام دادن كارهای تكراری و كسل‌كننده بهترین زمان را انتخاب كنید. صرف‌نظر از این‌كه، چقدر از انجام كارهای كسل‌كننده طفره می‌روید، ‌باید با آنها روبه‌رو شوید. به نظر من باید در طول روز زمانی را به انجام چنین كارهایی اختصاص دهید. به عنوان مثال، من در ابتدای روز بیشترین میزان هشیاری را دارم. پس باید این زمان را به كارهایی اختصاص دهم كه بیشتر از سایرین، انرژی و نیروی مغز را به كار می‌گیرند. كار كردن بر روی پروژه‌های در چنین زمانی بهتر از موكول كردن آنها به آخرین ساعات كاری و به هنگام اوج خستگی است.
11- ناهار خود را سر میز كار صرف كنید. توصیه نمی‌كنم كه هر روز این كار را انجام دهید. اما اگر واقعا باید تمركز داشته باشید و مهلت شما اندك است،‌ صرف ناهار بر روی میز كار به شما كمك می‌كند. یك ساعت وقت ناهار می‌تواند تمام تمركز شما را بر روی كاری كه از صبح آغاز كرده‌اید، بر هم بزند. من وقتی سر میز كار خود ناهار می‌خورم، زمان كمتری را صرف ناهار می‌كنم و هم‌زمان می‌توانم كار خود را نیز انجام دهم. پس از ناهار هم بلافاصله به كارم ادامه می‌دهم.
12- زیاد با تلفن صحبت نكنید. اكثر ما می‌توانیم (یا حداقل سعی می‌كنیم) زندگی شخصی خود را از مسایل كاری متمایز كنیم. فكر می‌كنم همه ما با این مساله موافق هستیم كه تا حد ممكن مسایل شخصی نباید مزاحم اوقات كاری ما شوند و بر عكس. هنگام كار كردن مدت زمان پرداختن به مسایل شخصی را محدود كنید زیرا منجر به حواس‌پرتی و از بین رفتن انگیزه شما برای انجام كار می‌شود. به عنوان مثال، هنگام كار به تعطیلات آخر هفته و گردش به همراه خانواده فكر نكنید.
13- میز كار خود را تمیز و مرتب كنید. میز كار عده‌ای از شما ممكن است كاملا بی‌نظم باشد. این مساله اشكالی ندارد به شرط این‌كه مجبور نباشید برای پیدا كردن چیزی كه لازم دارید همه جا را بگردید. در غیر این صورت، باید میز كار خود را مرتب كنید. این بدین معنا نیست كه میز خود را از لوازم مورد نیاز خود خالی كنید،‌ بلكه باید كاغذهای خود را به صورت مرتب دسته‌بندی كرده و در پوشه مخصوص خود قرار دهید. این روش موجب می‌شود همه وسایل مورد نیاز به آسانی در دسترس شما باشند. به عنوان مثال، اگر بخواهید چیزی بنویسید، قلم و كاغذ در كنار هم به آسانی در اختیار شما هستند.
14- از یك صندلی مناسب استفاده كنید. اگر مجبور هستید ساعت‌ها پشت میز بنشینید، داشتن یك صندلی مناسب، مفید است. با وجود داشتن گردن‌درد و كمردرد ناشی از نشستن، تمركز كردن بسیار مشكل است. یك صندلی خوب، این مشكل را برطرف می‌كند و به شما اجازه می‌دهد كه بدون نیاز به استراحت و یا وجود خستگی جسمی، مدت طولانی به كار خود ادامه دهید.
15- در كامپیوتر خود از فایل‌های میانبر (shortcut) استفاده كنید. اگر می‌دانید كه در طی روز باید به یك فایل خاص چندین بار سر بزنید، بهتر است راه میانبری برای دسترسی به آن ایجاد كنید. به عنوان مثال، اگر یك پروژه كاری مرتبا باید در دسترس شما باشد، برای آن یك shortcut درست كنید تا به‌جای جست‌وجو در فایل‌های متعدد، با یك كلیك وارد آن شوید.
16- هنگام استفاده از كامپیوتر، پنجره‌های غیرضروری را ببندید. برای این‌كه مجبور نباشید مدت زمان طولانی دنبال صفحه موردنظر خود بگردید، فقط پنجره‌هایی را باز نگه دارید كه مورد نیاز شما هستند. بقیه پنجره‌ها را ببندید. به عنوان مثال، اگر كار خود را بر روی یك پنجره به اتمام رسانده‌اید، دلیلی وجود ندارد كه آن را هم‌چنان باز نگه دارید.
17- مدت زمان جست‌وجو در اینترنت، سایت‌های خبری و وبلاگ‌ها را محدود كنید. تصور نمی‌كنم لازم باشد در این‌باره توضیح دهم. در اینترنت، سایت‌های فراوانی هستند كه ارزش سر زدن و مطالعه را دارند اما آنها در حقیقت شما را از كاری كه باید انجام دهید دور می‌كنند. در طول ساعات كاری، ‌كمتر به سراغ اینترنت بروید. اگر واقعا این كار لازم است، كمی از وقت ناهار خود را صرف این كار كنید.
18- گاهی طرز فكر خود را تغییر داده و به كار خود به چشم یك سرگرمی نگاه كنید. برای من تمركز كردن بر روی مسایلی كه به طور طبیعی به آنها علاقه‌مند نیستم، دشوار است. در اكثر مواقع نمی‌توانم هیچ كاری در این رابطه انجام دهم. اما متوجه این حقیقت باشید كه برداشت شما از كار چیزی است كه تحت تسلط و كنترل شماست. به عنوان آخرین توصیه، پیشنهاد می‌كنم كه گاهی كار خود را به صورت یك سرگرمی درآورید. یك ذهن غیرمتمركز یك ذهن جنگنده و مبارز نیست.
امیدوارم نكات فوق، شما را به روزهای متمركز و مفید كاری نزدیك كند.

موسیقی روشی فوق‌العاده برای برقراری آرامش هنگام كار كردن است. به علاوه، موسیقی موجب شنیده نشدن سر و صداهای مزاحم (مثل پرینتر) می‌شود.


نوشته شده در : شنبه 14 آبان 1390  توسط : kiyan shirani.    نظرات() .

برچسب ها: تمرکز در حضور دیگران ،
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر